Do kontroli podatkowej jak najbardziej można i warto się przygotować, aby proces przebiegał sprawnie i aby zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji.

Odpowiednie przygotowanie pozwala na uporządkowanie dokumentacji, a także zapewnia większe zrozumienie własnej sytuacji podatkowej.

Przygotowanie do kontroli podatkowej

Oto kilka kroków, które można podjąć, aby przygotować się do kontroli podatkowej:

1. Przegląd dokumentacji podatkowej

Przed kontrolą podatkową warto:

• Przeanalizować deklaracje podatkowe z ostatnich lat (np. PIT, CIT, VAT) i upewnić się, że są one wypełnione prawidłowo.
• Sprawdzić księgi rachunkowe i ewidencje – upewnić się, że wszystkie dokumenty księgowe są zgodne z przepisami i dobrze uporządkowane.
• Zweryfikować dowody księgowe (faktury, rachunki, potwierdzenia płatności) – sprawdzenie, czy wszystkie dokumenty potwierdzające koszty i przychody są dostępne i zgodne z deklaracjami podatkowymi.
• Sprawdzić terminy płatności podatków – upewnij się, że wszystkie należności zostały opłacone w odpowiednich terminach.

2. Sprawdzenie poprawności stosowanych ulg i odliczeń

Jeżeli podatnik korzystał z ulg podatkowych, odliczeń, zwolnień lub innych preferencyjnych rozwiązań podatkowych, należy upewnić się, że:

• Posiada wszystkie niezbędne dokumenty potwierdzające prawo do tych ulg.
• Stosował je zgodnie z przepisami (np. poprawne odliczenie VAT, ulgi na dziecko itp.).

3. Uporządkowanie i archiwizacja dokumentów

W trakcie kontroli podatnik będzie musiał udostępnić organom podatkowym określone dokumenty. Aby usprawnić ten proces:

• Zgromadź i uporządkuj dokumentację – dobrze jest mieć wszystkie dokumenty w jednym miejscu, w odpowiedniej kolejności i uporządkowane według okresów rozliczeniowych.
• Przygotuj kopie dokumentów – organy kontrolujące mogą zażądać kopii niektórych dokumentów, dlatego warto mieć je gotowe.

4. Przygotowanie zespołu księgowego

Niezależnie czy zatrudniasz księgowych lub korzystasz z zewnętrznego biura rachunkowego:

• Upewnij się, że osoby odpowiedzialne za prowadzenie księgowości są świadome kontroli i przygotowane na współpracę z organami podatkowymi.
• Skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby omówić ewentualne wątpliwości i przygotować się na pytania kontrolujących.

5. Sprawdzenie zgodności z obowiązującymi przepisami

Jeśli przepisy podatkowe ulegały zmianom w okresie, który będzie objęty kontrolą, upewnij się, że:

• Wszystkie zmiany zostały prawidłowo wdrożone w księgowości.
• Ewidencje podatkowe są zgodne z aktualnymi przepisami.

Niejednokrotnie zdarza się, że właśnie wynikiem kontroli podatkowej jest ustalenie stosowania nieaktualnych przepisów podatkowych przez księgowość. Niestety, często w takim wypadku konsekwencją będzie skorygowanie podatku i jego zapłata wraz z odsetkami.

6. Przygotowanie na wizytę kontrolerów

Kontrola podatkowa może (chociaż najczęściej kontrole odbywają się poprzez wymianę pism z urzędem skarbowym i ewentualne przesłuchania) obejmować wizytację organów podatkowych w siedzibie firmy lub miejscu prowadzenia działalności. Warto więc:

• Przygotować odpowiednie miejsce do pracy dla kontrolerów.
• Upewnić się, że w dniu kontroli osoby odpowiedzialne za księgowość i sprawy podatkowe będą dostępne.

7. Znajomość praw i obowiązków

Warto zapoznać się z przepisami dotyczącymi kontroli podatkowej, aby być świadomym swoich praw i obowiązków. Obejmuje to:

• Prawo do odwołania się od wyników kontroli.
• Prawo do przedstawienia dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień.
• Obowiązek współpracy z organami podatkowymi.

8. Konsultacja z doradcą podatkowym

Jeżeli sytuacja podatkowa firmy jest skomplikowana lub istnieją wątpliwości co do prawidłowości rozliczeń, warto zasięgnąć porady doradcy podatkowego. Profesjonalna konsultacja może pomóc w identyfikacji potencjalnych problemów jeszcze przed kontrolą.

9. Reakcja na zawiadomienie o kontroli

Jeśli otrzymasz zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli, ważne jest, aby:

• Sprawdzić, czego dokładnie dotyczy kontrola (np. który okres rozliczeniowy, jakie zobowiązania podatkowe).
• Zareagować na zawiadomienie, kontaktując się z urzędem w razie pytań lub wątpliwości.
• Rozpocząć przygotowania do kontroli i najlepiej niezwłocznie podjąć współpracę z doradcą podatkowym.

Podsumowanie

Kontrola podatkowa może być stresującym procesem, ale odpowiednie przygotowanie, dbałość o dokumentację i znajomość przepisów mogą znacząco ułatwić przejście przez ten proces. Przygotowując się zawczasu, minimalizuje się ryzyko nieprawidłowości i ewentualnych sankcji, a współpraca z kontrolerami staje się bardziej efektywna.